東芝情報システム株式会社

SharePoint のワークフロー機能を拡張する「OpenCube Workflow」 活用例

「OpenCube Workflow」は、ワークフローに関連するデータを収集することができます。

この収集データをもとに稟議や申請などのワークフロー業務を BI ツールを使って分析し、ワークフローに関連する業務を改善することができます。

目次

活用例 #1. 滞留の可視化

「OpenCube Workflow」の「滞留時間可視化機能」

「OpenCube Workflow」の「滞留時間可視化機能」

「OpenCube Workflow」の「滞留時間可視化機能」を利用すると、「滞留時間」を自動計測することができます。 「滞留時間」とは、ワークフローのプロセス中に文書が滞留している時間のことです。

滞留時間の例:

滞留時間の例:

  • 申請書類の受付後の対応にかかる時間

  • 組織ごとの業務の滞り具合

滞留時間を計測することで、ワークフローのボトルネックを見つけることができます。 ボトルネックに対して改善を実施することで、「滞留時間」を短縮し、その結果、ワークフローに依存している業務を効率化することができます。

ワークフロー改善例:

ワークフロー改善例:

  • 並行回覧 (同報回覧)

  • 締め切りの設定

活用例 #2. 分析の元データとして

「OpenCube Workflow」による業務可視化

「OpenCube Workflow」による業務可視化

「OpenCube Workflow」は、全ワークフローの回覧履歴、業務ごとの回覧情報を出力することができます。 このデータを元データとして、業務の可視化に活用することで、業務プロセスの課題を発見・把握・共有することが可能です。

課題の例:

課題の例:

  • 業務の遅れの検知

  • ヌケモレの防止

  • ボトルネックの発見

業務プロセスの課題は、以下のような業務改善・効率化に活用できます。

業務改善・効率化:

業務改善・効率化:

  • 業務品質・効率向上

  • 顧客満足度向上

  • コストダウン実現

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