東芝情報システム株式会社

SharePoint のワークフロー機能を拡張する「OpenCube Workflow」 概要

SharePoint のワークフロー機能を拡張・補完・強化 日本企業が求めるワークフローを実現

Microsoft Word

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Microsoft Excel

Microsoft Excel

NTT データ・スマートソーシング社の「OpenCube Workflow (オープンキューブ・ワークフロー) 」は、Microsoft SharePoint 上で書類を回覧することに特化した SharePoint のアドインソフトです。 SharePoint 上での Word や Excel で作成された稟議・申請など文書の回覧を支援し、人と人の間の文書の流れをスムーズにします。

「OpenCube Workflow」を利用することで、SharePoint に足りない機能を拡張・補完・強化し、日本企業が求めるワークフローSharePoint 上で実現します。

「OpenCube Workflow」はさまざまな用途で活用することができるワークフローです。 SharePoint 上に、簡単かつ短期間にワークフローを構築することができます。

活用例:

活用例:

  • 稟議

  • 申請

  • タブレットでの承認・決裁

  • 回覧データやシステム更新記録の2次活用

  • 他システムの連携

「OpenCube Workflow」導入メリット

  • SharePoint の利用を促進:

    ポータルや文書管理で利用されていることが一般的な SharePoint において、 SharePoint をさらに活用するには、ワークフロー業務への活用が大きなポイントとなります。 「OpenCube Workflow」は、 SharePoint 上で稼動するので、 SharePoint のセキュリティ、アカウント管理、監査、検索などの機能を有効に活用できます。

  • ワークフロー文書開発コストを削減、導入・運用コストを圧縮:

    「OpenCube Workflow」は、決裁・稟議・承認などのワークフロー文書として Microsoft Word, Excel を利用できます。

    • 「OpenCube Workflow」導入時:

      多くの企業では、決裁・稟議・承認などの文章は Word, Excel で作成されているため、この文章を「OpenCube Workflow」のワークフロー文書として、そのまま利用することができます。

      「OpenCube Workflow」の導入に際して、新たにワークフロー文書を作る必要が無いため、初期導入コストを大幅に圧縮することができます。

    • 「OpenCube Workflow」運用時:

      「OpenCube Workflow」運用開始後も、現場の利用者が Word, Excel を利用してワークフロー文書を作成することができるため、文章作成にかかる費用・開発期間を削減して、運用コストを圧縮することができます。

    回覧文書 - Microsoft Word, Excel を使用

  • 低コストで導入・運用コストの削減:

    「OpenCube Workflow」は、SharePoint にインストールするだけで利用できるので、ワークフロー業務のためにサーバーを別途構築する必要がありません。 ユーザー情報は、Active Directory、SharePoint グループを利用できるため、アカウントを二重で管理する必要がありません。 管理者の負担低減だけでなく、いつ、誰が、どの設定を変更したかを管理しているので、内部統制を強化したい経営層の方も安心して導入いただくことができます。

    企業の変化を考慮した運用機能をサポート


豊富機能ワークフロー対応業務幅を広げます


ワークフローシステムに対する企業ニーズの変化

近年、企業のワークフローシステムへのニーズが大きく変化しています。 この企業ニーズの変化は、 SharePoint だけでは対応しきれない状況も生み出しています。

「OpenCube Workflow」は、この問題を解決するために SharePoint 標準のワークフロー機能を拡張・補完・強化します。

従来のニーズは、以下のようなものでした。

従来のニーズ:

従来のニーズ:

  • ペーパーレス

  • 業務の効率化

  • 出先からの閲覧・回覧

  • 業務手続の円滑化

SharePoint を包括する Office365 の普及により、ニーズは以下のようなものに変化しています。

近年のニーズ:

近年のニーズ:

  • SharePoint や Office365 に保管した文書の回覧

  • ワークフローで収集したデータの活用

  • 乱立した既存ワークフローの集約・統合

  • 業務の可視化と改善サイクルの実施

  • ワークフローを活用した内部統制の強化

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