東芝情報システム株式会社

SharePoint のワークフロー機能を拡張する「OpenCube Workflow」 特長

短期間・低コスト導入可能 多様業務利用可能

NTT データ・スマートソーシング社の「OpenCube Workflow (オープンキューブ・ワークフロー)」は、 Microsoft SharePoint の機能を拡張するワークフローパッケージです。 日本企業が求めるワークフローを実現します。

目次

1. 短期間・低コストで導入可能

「OpenCube Workflow」は、短期間・低コストで導入できるワークフローパッケージです。

SharePoint にインストールすることで使用可能となり、Microsoft Word, Excel 文書をワークフローとして回覧・承認することができます。 また、ワークフロー設計は、現場の利用者が Microsoft Visio や Web ワークフローエディターを利用して、簡単な手順で作成することができます。

既存の SharePoint を活用するとともに、現状利用している文書を利用し、現場の利用者がワークフローを設計することで、短期間・低コストでの導入を可能としています。

回覧文書 - Microsoft Word, Excel を使用

Microsoft Word

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Excel

「OpenCube Workflow」は、日常業務で使用している Microsoft Word, Excel 文書を、そのまま回覧できるワークフローです。

日常業務で使用している Microsoft Word, Excel 文書を使用するため、以下のメリットがあります。

  • 帳票作成の作業コストを削減:

    帳票を新規に作成する必要はありません。 このため、帳票作成の作業コストを削減できます。

  • 学習コストの削減・記入ミス発生の抑止:

    システムを新規導入した際につきものの問題として、利用者がそれまでの新しいシステムのオペレーションに慣れていかなければならないと言うものがあります。 「OpenCube Workflow」では日常業務で使用している帳票をそのまま利用するため、新規のオペレーションになれるための「学習コスト」が低くて済みます

    また、同時に帳票が変更される場合、記入ミスなどが発生しやすくなりますが、「OpenCube Workflow」では従来の帳票を使うことができるため、記入ミスの発生も抑止することができます。

業務フロー - 「Microsoft Visio」・「Web ワークフローエディター」で作成

「OpenCube Workflow」は、業務フロー作成方法として、以下の2種類を提供しています。

  • 「Microsoft Visio」

  • 「Web ワークフローエディター」

複雑なフローは「Microsoft Visio」で、現場で手軽に作るワークフローは「Web ワークフローエディター」でと、シチュエーションによって使い分けることができます。

「Microsoft Visio」

「OpenCube Workflow」の業務フローは Microsoft Visio で作成できます。 このため、とてもフローが理解しやすく、また、作成が効率的です。

Microsoft Visio

Microsoft Visio

「Web ワークフローエディター」

また、業務フローは「OpenCube Workflow」が提供する「Web ワークフローエディター」で作成することもできます。

Web ワークフローエディター

Web ワークフローエディター

「Web ワークフローエディター」は、シンプルな機能を提供する Web フォームです。 直観的な操作可能で、 IT 知識のないユーザーでも簡単にワークフローを作成することができます。

動作環境 - Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint

Microsoft Azure

「OpenCube Workflow」は、Microsoft SharePoint で動作します。 このため、ハードウエアの追加投資が不要です。 また、運用負担を抑制できます。

「OpenCube Workflow」では、SharePoint の文書管理や検索、セキュリティなどが利用できるため、大規模構成にも対応できます。

また、Microsoft Azure などのプライベートクラウドに SharePoint を構築することで、「OpenCube Workflow」を短期間で導入することができます。

2. 多様な業務に使えます

「OpenCube Workflow」は、多様な業務に使えるように設計されたワークフローパッケージです。 進捗管理、承認フローを伴う業務など様々な業務に利用することができます。

「OpenCube Workflow」が提供する豊富な機能を利用することで、多様な既存業務をワークフロー化することができます。 このため、回覧・承認で発生しているメールの作成・送信・検索などの煩雑な処理を簡素化することでができます。

また、「OpenCube Workflow」は、タブレットに対応することで、オフィスだけでなく客先・工場・作業現場など様々なビジネスシーンでワークフローを活用支援しています。

これらにより、回覧・承認の作業を大幅に効率化し、完了までに要する時間を短縮します。

豊富な機能

「OpenCube Workflow」は、各種の業務プロセスに対応した豊富な機能を備えています

  • 並行回覧

  • サブワークフロー

  • ワークフロー分割管理

  • 期限切れ、催促・後回し

  • 配布・集約

  • 年度公開

  • 多様な採番

また、基幹業務にも使用可能です。

タブレット対応

「OpenCube Workflow」はタブレットに対応しています。 タブレットでワークフローを承認・決裁することができます。

タブレットで、外部から SharePoint へのアクセスが可能な環境であれば、 PC と同様の操作感で承認・決裁が可能です。

3. 運用負担が少ないワークフローパッケージです

「OpenCube Workflow」は、運用負担が少ないワークフローパッケージです。

「OpenCube Workflow」は、 SharePoint の管理機能によりワークフローを管理します。 SharePoint の管理下でワークフローを運用することができるため、運用コストを削減し効率化できます。

また、 SharePoint のログにより運用情報を収集し、同時にワークフローの進捗状況を把握することで、ワークフローの運用に関する分析も行います。

企業の変化を考慮した運用機能をサポート

「OpenCube Workflow」は、企業の変化を考慮した運用機能をサポートします。

特に、SharePoint のセキュリティ、ユーザ管理などを活用するため、管理が容易です。 このため、すぐに「OpenCube Workflow」の運用を開始できます。

また、承認経路判定のための組織・ユーザーの情報は SharePoint グループや Active Directory と情報連携することができます。

さまざまなログ情報

「OpenCube Workflow」は、SharePoint のさまざまなログ情報を利用できます。

詳しくは、「OpenCube Workflow 活用例」をご覧ください。

「OpenCube Workflow」活用例

ワークフローの進捗状況も把握

「OpenCube Workflow」は、ワークフローの進捗状況も把握できます。

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